Wat is Kanban?

Kanban is een visueel signaleringssysteem dat wordt gebruikt om de workflow te beheren en te optimaliseren. Het is oorspronkelijk ontwikkeld door Toyota als onderdeel van het Toyota Production System (TPS) en wordt nu veel gebruikt in Lean-managementpraktijken.

Het Kanban-systeem maakt gebruik van fysieke of digitale borden waarop kaarten of tickets worden geplaatst om de status van taken, voorraden en werk te visualiseren. Deze kaarten representeren werkitems, zoals taken, producten of serviceverzoeken, en ze worden in kolommen geplaatst op basis van hun status of fase in het proces.

Het belangrijkste doel van Kanban is om de workflow te balanceren, overbelasting te voorkomen en een pull-systeem te creëren waarbij taken alleen worden gestart wanneer er vraag naar is. Dit bevordert een efficiëntere doorstroming van het werk, vermindert verspillingen zoals overproductie en wachttijden, en verbetert de reactiesnelheid op veranderingen.

Het Kanban-systeem werkt op basis van de volgende principes:

• Visualisatie: Het gebruik van fysieke borden of digitale tools om de workflow visueel weer te geven, zodat teamleden de status en voortgang van taken in één oogopslag kunnen zien.
• Beperking van werk in uitvoering (WIP): Door een limiet te stellen aan het aantal taken dat tegelijkertijd kan worden uitgevoerd, voorkomt Kanban overbelasting en bevordert het een evenwichtige workflow.
• Pull-systeem: Taken worden alleen gestart wanneer er capaciteit beschikbaar is en er vraag naar is, in plaats van op basis van een vooraf bepaalde planning. Dit voorkomt overproductie en helpt om de doorstroming te optimaliseren.
• Continue verbetering: Kanban moedigt teams aan om problemen en knelpunten te identificeren, samen te werken en verbeteringen aan te brengen in het proces om de efficiëntie en kwaliteit te verhogen.

Kanban kan worden toegepast in verschillende contexten, waaronder productieprocessen, softwareontwikkeling, projectmanagement en dienstverlening. Het is een flexibel en aanpasbaar systeem dat kan worden afgestemd op de specifieke behoeften en kenmerken van een organisatie of team.

Hoe pas je het toe?

Stap 1: Bepaal het doel en de scope van het project:

• Definieer duidelijk het doel en het gewenste resultaat van het project.
• Identificeer de belangrijkste taken en activiteiten die moeten worden uitgevoerd om het doel te bereiken.

Stap 2: Maak een Kanban-bord:

• Gebruik een fysiek whiteboard of een digitaal Kanban-tool om je projectbord te creëren.
• Verdeel het bord in kolommen die de verschillende fasen van het werk vertegenwoordigen. Typische kolommen zijn “Backlog” (werk dat nog moet worden gestart), “In Progress” (werk dat momenteel wordt uitgevoerd) en “Voltooid” (afgerond werk).

Stap 3: Maak Kanban-kaarten voor de taken:

• Voor elke taak of activiteit schrijf je de informatie op een aparte kaart.
• Op elke kaart vermeld je de titel van de taak en eventueel extra details die nodig zijn om de taak te begrijpen, zoals prioriteit, verantwoordelijke persoon, deadlines, enz.

Stap 4: Plaats de taken op het Kanban-bord:

• Plaats de kaarten met de taken in de “Backlog”-kolom, aangezien dit het werk is dat nog moet worden gestart.
• Overweeg het gebruik van kleurcodes of labels om de verschillende soorten taken of prioriteiten te markeren.

Stap 5: Werk met de kolommen:

• Verplaats de kaarten van links naar rechts op het bord terwijl het werk vordert.
• Wanneer een taak wordt gestart, verplaats je de bijbehorende kaart naar de “In Progress”-kolom.
• Wanneer een taak is voltooid, verplaats je de kaart naar de “Voltooid”-kolom.

Stap 6: Beheer de Work in Progress (WIP):

• Stel een limiet in voor het aantal taken dat tegelijkertijd in de “In Progress”-kolom kan worden uitgevoerd. Dit helpt overbelasting te voorkomen en zorgt voor een evenwichtige workflow.
• Wanneer de WIP-limiet wordt bereikt, moet er eerst een taak worden voltooid voordat een nieuwe taak kan worden gestart.

Stap 7: Dagelijkse stand-up meetings:

• Organiseer regelmatige stand-up meetings met het projectteam om de voortgang te bespreken, eventuele problemen te identificeren en taken opnieuw toe te wijzen indien nodig.
• Gebruik de stand-up meetings als gelegenheid om het Kanban-bord bij te werken en de kaarten te verplaatsen op basis van de voortgang.

Stap 8: Continue verbetering:

• Moedig het team aan om problemen te identificeren en verbeteringen voor te stellen.
• Regelmatige evaluaties van het Kanban-bord en de werkprocessen helpen bij het identificeren van inefficiënties en het implementeren van wijzigingen om de workflow te verbeteren.

Door deze stappen te volgen, kan een persoon die nog nooit met Kanban heeft gewerkt een nieuw project opzetten en gebruikmaken van de visuele en gestructureerde aanpak die Kanban biedt om het project effectief te beheren en de voortgang bij te houden. Je kan hier tools voor gebruiken zoals Trello.

Uiteraard kunnen wij je helpen om je projecten visueel te maken.